Digitales Bestands- und Bestellsystem für Medizinprodukte auf Feuerwachen
Falscher PIN
Medizinprodukte der Feuerwache werden über den HelpLine-Webshop der Berliner Feuerwehr bestellt. Der Zugriff auf dieses System ist jedoch ausschließlich über Rechner im internen Feuerwehrnetzwerk möglich.
Im Wachalltag entstehen dadurch mehrere Probleme:
medlager.app ist ein einfaches webbasiertes System, mit dem der Verbrauch von Medizinprodukten direkt beim Entnehmen dokumentiert werden kann.
Das System erstellt automatisch eine aktuelle Bestellliste, die für die wöchentliche Bestellung im HelpLine-Shop genutzt werden kann.
Jede Lagerposition erhält eine digitale Position im System, die über einen NFC-Tag oder QR-Code aufgerufen werden kann.
Beim Scannen gelangt man direkt zum entsprechenden Artikel.
Am Eingang des Lagers oder an anderer Position für jeden ersichtlich befindet sich ein QR-Code oder NFC-Tag.
Der Mitarbeiter startet den Scanmodus durch:
Beim Entnehmen von Material:
Die Dokumentation einer Entnahme dauert nur wenige Sekunden.
Wenn eine Bestellung geliefert wird, kann der Lagerbestand genauso einfach aktualisiert werden.
Für jeden Artikel sind hinterlegt:
Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, erscheint er automatisch in der Bestellliste.
Jede Lagerposition erhält ein Artikelschild mit:
Oben links auf dem Artikelschild befindet sich ein QR Code - unten rechts befindet sich ein NFC-Tag, der denselben Link öffnet.
Dadurch können sowohl moderne Smartphones (NFC) als auch ältere Geräte (QR-Code) das System nutzen.
Um das Auffinden von Materialien zu erleichtern, kann das Lager im System nach medizinischen Funktionsbereichen strukturiert werden. Dadurch entsteht eine übersichtliche und logisch aufgebaute Lagerstruktur.
Diese Struktur kann sich beispielsweise an typischen medizinischen Versorgungsbereichen orientieren:
Diese Struktur kann sich sowohl in der physischen Lagerorganisation als auch in der URL-Struktur der Anwendung widerspiegeln.
Dadurch entsteht eine klare und nachvollziehbare Systematik, die das Auffinden von Materialien sowie die Pflege der Lagerstruktur erleichtert.
Hersteller oder Lieferanten von medizinischen Produkten wechseln regelmäßig. Dadurch ändern sich teilweise die Artikelnummern im HelpLine-Shop.
Im Backend können diese Artikelnummern durch einen Administrator einfach aktualisiert werden, ohne dass die Lagerstruktur geändert werden muss.
Das System arbeitet mit zeitlich begrenzten Sitzungen (Sessions). Um Änderungen am Materialbestand vornehmen zu können, muss der Scanmodus zunächst physisch vor Ort im Lager gestartet werden.
Dies geschieht durch das Scannen des QR-Codes oder das Berühren des NFC-Tags am Eingang des Sanitätslagers oder an einer zentralen Stelle im Raum. Erst danach wird eine aktive Sitzung gestartet, in der Materialbewegungen erfasst werden können.
Die Sitzung ist zeitlich begrenzt und läuft nach einer gewissen Inaktivität automatisch ab. Dadurch wird verhindert, dass Bestände dauerhaft offen bearbeitet werden können.
Das System kann zunächst als Pilotprojekt auf der Feuerwache Urban eingesetzt werden.
Da die Anwendung webbasiert ist, kann sie später problemlos auf weitere Wachen übertragen werden.
Beispiel für getrennte Lagerumgebungen:
medlager.app bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, die Organisation des Sanitätslagers deutlich zu verbessern.
Materialentnahmen werden direkt dokumentiert, Bestände bleiben automatisch aktuell und Bestellungen können schneller vorbereitet werden.
Durch ein Pilotprojekt auf der Feuerwache Urban kann das System im realen Wachalltag getestet und anschließend auf weitere Wachen übertragen werden.
Nein. Das System läuft vollständig im Browser und kann auf jedem Smartphone genutzt werden.
Ja. Jeder Artikel besitzt zusätzlich einen QR-Code, der mit der Smartphone-Kamera gescannt werden kann.
Nein. Änderungen am Bestand sind nur möglich, wenn der Scanmodus physisch im Lager gestartet wurde.
Ja. Jede Wache kann eine eigene Subdomain erhalten, wodurch mehrere Lager parallel betrieben werden können.
Nein. Die bestehende IT-Infrastruktur der Berliner Feuerwehr bleibt vollständig unberührt. Die Anwendung läuft als eigenständiges webbasiertes System und nutzt keine internen Netzwerke, Datenbanken oder sensiblen Systeme der Feuerwehr.
Es werden ausschließlich Lagerbewegungen von Verbrauchsmaterial dokumentiert.
Nein. Das System speichert ausschließlich Lagerbewegungen von Material. Es werden keine personenbezogenen Daten, Benutzerkonten oder Dienstinformationen gespeichert.
Die Anwendung dokumentiert lediglich Artikel, Mengen und Zeitpunkte von Entnahmen oder Auffüllungen im Lager.
Der Lagerbetrieb bleibt vollständig funktionsfähig. Material kann jederzeit entnommen werden, da das System nur der Dokumentation dient.
Sollte die Anwendung vorübergehend nicht erreichbar sein, kann die Entnahme wie bisher erfolgen und später nachgetragen werden.
Der administrative Aufwand ist sehr gering. Artikel können bei Bedarf durch einen oder mehrere Administrator im Backend gepflegt oder angepasst werden.
Im normalen Betrieb funktioniert das System weitgehend automatisch, da Entnahmen direkt beim Material dokumentiert werden.